In Famly können den unterschiedlichen Rollen der Mitarbeiter entsprechend verschiedene Zugangsberechtigungen vergeben werden. Um Rollen zu erstellen oder zu bearbeiten, gehe wie folgt vor: 

  • Log dich ein
  • Geh zu Einstellungen im linken Menü
  • Klick in der Rubrik MitarbeiterInnen auf Anzeigen 
  • Klick auf den Button oberhalb der Liste: Rollen bearbeiten 

Standard:

  • Kann auf Famly zugreifen ohne eingeloggt zu sein: Dies ermöglicht es MitarbeiterInnen Famly außerhalb der Einrichtung zu nutzen und darauf zugreifen zu können. Wir empfehlen hier bei den fest angestellten MitarbeiterInnen ein Häkchen zu setzen. Wenn hier kein Häkchen gesetzt wird, müssen sich die MitarbeiterInnen zuerst über die Check-in-Funktion einchecken, bevor sie auf die Hauptplattform zugreifen können.
  • Hat Zugang zu Grunddaten von Kindern und MitarbeiterInnen Wird dieses Häkchen gesetzt, haben MitarbeiterInnen Zugang zur Übersicht der Einrichtung und können damit die Grunddaten in den Kinderprofilen und die Kontaktdaten der MitarbeiterInnen abrufen. Die MitarbeiterInnen können außerdem die Kalender der Kinder sehen. Gesundheitsinformationen können jedoch nicht automatisch eingesehen werden können, da diese als sensible Informationen verwaltet werden. Auf folgende Apps kann mit diesem Häkchen zugegriffen werden: Check-in-App, Menü, Dokumente, Belegung, Listen, Anwesenheitsbericht, Famly Bericht.
  • Mitarbeiter ein- und auschecken:  Wird dieses Häkchen gesetzt, können die Mitarbeiter auch andere Mitarbeiter ein-und auschecken. 
  • Kinder ein- und auschecken:  Wird dieses Häkchen gesetzt, können die Mitarbeiter Kinder ein-und auschecken. 

Kommunikation und Ereignisse:

  • Allgemeinen Kalender ansehen: MitarbeiterInnen können den Kalender der Einrichtung einsehen, als auch eingetragene Veranstaltungen und Schließtage sehen. Ohne diese Erlaubnis können die MitarbeiterInnen nur ihren eigenen Kalender einsehen.     
  •  Ereignisse für Eltern und Mitarbeiter erstellen: MitarbeiterInnen können Veranstaltungen erstellen, d.h. Einladungen an das Kollegium und Eltern senden. Wenn Einladungen an Eltern verschickt werden, sind diese ebenfalls im Kalender der eingeladenen Kinder zu sehen. 
  • Alle Posts ansehen: MitarbeiterInnen haben Zugriff auf den Neuigkeiten-Bereich der Einrichtung und können alle Einträge der Einrichtung ansehen.
  • Eltern und Mitarbeitern einen Post senden: Diese Erlaubnis ermöglicht den MitarbeiterInnen im Namen ihrer Gruppe Neuigkeiten-Posts an Eltern und MitarbeiterInnen zu senden.
  • Nachrichten an Eltern ansehen und schreiben: MitarbeiterInnen können als Mitglied der entsprechenden Gruppe Nachrichten an Eltern dieser Gruppe schreiben. Die Nachricht wird von der Gruppe aus gesendet und nicht von der Einzelperson. Jede/r andere MitarbeiterIn, die/der diese Gruppe favorisiert (durch einen Stern markieren) oder selbst Mitglied ist, kann die Nachricht sehen.
  • Nachrichten direkt an Eltern senden (nicht über eine Gruppe): Diese Erlaubnis ermöglicht MitarbeiterInnen persönliche Nachrichten an die Eltern zu senden. Nur der Mitarbeiter und der/die EmpfängerIn können die Nachrichten sehen.      
  • Nachrichten an alle MitarbeiterInnen der Organisation senden: Diese Erlaubnis existiert ausschließlich für verknüpfte Einrichtungen, wie z.B. Trägern. Dadurch können MitarbeiterInnen verschiedener Einrichtungen über Famly kommunizieren, also Nachrichten senden.
  • NOTE: MitarbeiterInnen können sich jederzeit über Famly Nachrichten schreiben, ohne dafür eine bestimmte Zugangsberechtigung zu benötigen.

Sensible Informationen:

  • Sensible Mitarbeiter-Informationen einsehen: Mit dieser Erlaubnis können MitarbeiterInnen den Kalender, die Krankheitstage, die Feiertage, die Arbeitszeit, die Telefonnummer und die Adresse der Angestellten sehen. Sie erhalten auch Zugriff auf die App Arbeitszeiten.
  • Sensible Kinder-Informationen einsehen: Die MitarbeiterInnen können den Abschnitt Gesundheit , sowie alle vertraulichen Informationen im Profil der Kinder einsehen.
  • Geschützte Adressen anzeigen und bearbeiten: MitarbeiterInnen können Adressen als geschützt markieren und bearbeiten. Geschützte Adressen können ohne diese Berechtigung nicht eingesehen werden und werden an keiner anderen Stelle in Famly angezeigt (z.B. in der Listen App).

Betreuungspläne & Rechnungen:

  • Einstellungen zu Finanzen und Belegungen bearbeiten: Mit dieser Berechtigung haben MitarbeiterInnen Zugriff auf die Altersgruppen-Einstellungen/Preisklassen, Semesterdaten, Betreuungseinheiten, -ergänzungen und -pakete, sowie die Rechnungseinstellungen. Sie können demnach Altersgruppen erstellen/ bearbeiten, Semesterdaten erstellen, Betreuungseinheiten erstellen und bearbeiten, das Layout der Rechnung bearbeiten. Allerdings können sie mit dieser Berechtigung keine Betreuungspläne bearbeiten und erstellen. 
  • Pläne für Kinder verwalten: MitarbeiterInnen können die Belegung der Kinder, sowohl auf der Seite "Belegungsübersicht & -planung" unter "Einstellungen" als auch in in dem Profil des Kindes unter dem Tab "Betreuung" bearbeiten.
  • Erweiterte Betreuungspläne für Kinder verwalten: Diese Berechtigung erlaubt es MitarbeiterInnen weitere Einstellungen in der Übersicht des Plans zu verwenden. Derzeit ist das einzige, das hier gemeint ist, dass die Berechnungsmethode überschrieben werden kann (z.B. statt 52 Wochen und 12 Monaten im Jahr, die Voreinstellung für das jeweilige Kind zu ändern)
  • Rechnungen für Kinder verwalten: MitarbeiterInnen haben Zugriff auf das Tab Rechnung im Profil der Kinder. Damit können sie RechnungszahlerInnen hinzufügen und deren Details bearbeiten, bzw. bearbeiten. Sie können damit auch Rechnungen erstellen und eingegangene Zahlungen verbuchen
  • Auslastungsbericht einsehen: MitarbeiterInnen können auf die App Auslastungsbericht zugreifen.
  • Finanzberichte anzeigen: Dadurch haben die Mitarbeiter Zugriff auf die App Umsätze und Forderungen, mit der sie Einnahmen einsehen, Rechnungen ausstellen und ausstehende Rechnungsbeträge einsehen und downloaden können.

Verwaltung:       

  • Kinder und Mitarbeiter erstellen: MitarbeiterInnen erhalten Zugriff auf die Einstellungen, in denen sie Kinder und neue Mitarbeiter erstellen bzw. anlegen können. 
  • Abteilungen und Gruppen erstellen: MitarbeiterInnen erhalten Zugriff auf den Einstellungspunkt Gruppen und können damit Gruppen erstellen und bearbeiten. 
  • Öffnungszeiten, Information etc. bearbeiten: MitarbeiterInnen können Schließtage eintragen und Mahlzeit Einstellungen verwalten. Außerdem können sie die Apps Ferienrückmeldungen und Elterliche Genehmigung verwenden. 
  • Mitarbeiter-Logins verwalten: Diese Berechtigung erlaubt es MitarbeiterInnen auf den Einstellungspunkt Mitarbeiter zuzugreifen. MitarbeiterInnen können erstellt und einer entsprechenden Gruppe zugeordnet werden. Logins an MitarbeiterInnen können versendet werden. Außerdem können neue Rollen in erstellt und bestehende Rollen bearbeitet werden. 
  • Eltern-Logins verwalten: MitarbeiterInnen können Eltern Logins senden. 
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