In Famly können für die unterschiedlichen Rollen der Mitarbeiter unterschiedliche Zugangsberechtigungen definiert und vergeben werden. 

So kann sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Informationen hat, die für ihre/seine Rolle benötigt werden, während gleichzeitig die Privatsphäre der Mitarbeiter und Kinder bestmöglich gewahrt wird. Normalerweise werden die Rollen und Zugangsberechtigungen von der Einrichtungsleitung der KiTa festgelegt. 


Es gibt in der Zugangsberechtigung insgesamt 5 verschiedene Bereiche, die mit verschiedenen Modulen in der Famly Plattform verknüpft sind und somit den Zugang zu den Informationen in diesen Modulen reguliert. 

Standardeinstellungen

Dies sind die Grundeinstellungen, die für die alltägliche Nutzung von Famly in der KiTa wichtig sind.  

  • Kann auf Famly zugreifen ohne eingeloggt zu sein: Dies ermöglicht es MitarbeiterInnen Famly außerhalb der Einrichtung zu nutzen. Wird hier kein Häkchen gesetzt, müssen sich die MitarbeiterInnen zuerst in der Kita über die Check-in-Funktion einchecken, bevor sie auf die Hauptplattform zugreifen können. Ein Arbeiten in der Famly-Plattform von unterwegs oder zu Hause ist somit nicht möglich
  • Hat Zugang zu Grunddaten von Kindern und MitarbeiterInnen: Wird dieses Häkchen gesetzt, haben MitarbeiterInnen Zugang zur Einrichtungs-Übersicht und können die Grunddaten in den Kindes-Profilen und die Kontaktdaten der MitarbeiterInnen einsehen. Gesundheitsinformationen können nicht automatisch eingesehen werden können, da diese als sensible Informationen gehandhabt werden. Mit einem Häkchen hier kann ausserdem auf folgende Apps zugegriffen werden: Check-in-App, Menü, Dokumente, Belegung, Listen, Anwesenheitsbericht, Famly Bericht.
  • Mitarbeiter ein- und auschecken:  Mit einem Häkchen hier können Mitarbeiter nicht nur sich selbst, sondern auch andere Mitarbeiter ein-und auschecken. 
  • Kinder ein- und auschecken:  Wird dieses Häkchen gesetzt, können die Mitarbeiter die Kinder der KiTa ein-und auschecken. 

Kommunikation und Ereignisse

Dieser Bereich reguliert alle Kommunikation zwischen KiTa und Eltern und zwischen KiTa und Mitarbeitern. 

  • Allgemeinen Kalender ansehen: MitarbeiterInnen können den Kalender der Einrichtung einsehen. Ohne diese Erlaubnis können die MitarbeiterInnen nur ihren eigenen Kalender einsehen.     
  •  Ereignisse für Eltern und Mitarbeiter erstellen: MitarbeiterInnen können Veranstaltungen erstellen, zu denen sie Eltern und/oder Mitarbeiter einladen können. 
  • Alle Posts ansehen: MitarbeiterInnen haben Zugriff auf den Neuigkeiten-Bereich der Einrichtung und können alle Einträge der Einrichtung ansehen.
  • Eltern und Mitarbeitern einen Post senden: Diese Erlaubnis ermöglicht den MitarbeiterInnen im Namen ihrer Gruppe Neuigkeiten-Posts an Eltern und MitarbeiterInnen zu senden.
  • Nachrichten an Eltern ansehen und schreiben: MitarbeiterInnen können als Mitglied der entsprechenden Gruppe Nachrichten an Eltern dieser Gruppe schreiben. Die Nachricht wird von der Gruppe aus gesendet und nicht von der Einzelperson. Jede/r andere MitarbeiterIn, die/der diese Gruppe favorisiert (durch einen Stern markiert) oder selbst Mitglied ist, kann diese Nachricht sehen.
  • Nachrichten direkt an Eltern senden (nicht über eine Gruppe): Diese Erlaubnis ermöglicht MitarbeiterInnen persönliche Nachrichten an die Eltern zu senden. Nur der Mitarbeiter und der/die EmpfängerIn können diese Nachrichten sehen.      
  • Nachrichten an alle MitarbeiterInnen der Organisation senden: Diese Erlaubnis existiert ausschließlich für miteinander verknüpfte Einrichtungen. Dadurch können MitarbeiterInnen verschiedener Einrichtungen über Famly Nachrichten miteinander austauschen.

Sensible Informationen

Dieser Bereich legt den Zugriff auf sensible Informationen fest. In Famly gelten folgende Informationen als sensible Informationen: Gesundheits-Infos der Kinder, geschützte Adressen und Arbeitszeiten der Mitarbeiter

  • Sensible Mitarbeiter-Informationen einsehen: Mit dieser Erlaubnis können MitarbeiterInnen den Kalender, die Krankheitstage, die Feiertage, die Arbeitszeit (über die App Arbeitszeiten), die Telefonnummer und die Adresse anderer Mitarbieter sehen. 
  • Sensible Kinder-Informationen einsehen: Die MitarbeiterInnen können den Abschnitt Gesundheit, sowie vertrauliche Informationen im Profil der Kinder (z.B. im Bereich ‘Vermerke’) einsehen.
  • Geschützte Adressen anzeigen und bearbeiten: MitarbeiterInnen können Adressen als geschützt markieren und bearbeiten. Geschützte Adressen können ohne diese Berechtigung nicht eingesehen werden und werden an keiner anderen Stelle in Famly angezeigt 

Betreuungspläne & Rechnungen

Dieser Zugriffsbereich bezieht sich auf den Zugang auf finanztechnische und betreuungsrelevante Informationen der KiTa. 

  • Einstellungen zu Finanzen und Belegungen bearbeiten: Mit dieser Berechtigung haben MitarbeiterInnen Zugriff auf die Altersgruppen-Einstellungen, Preisklassen, Semesterdaten, Betreuungseinheiten, -ergänzungen und -pakete, und Rechnungseinstellungen. Sie können demnach die Informationen innerhalb dieser Bereiche erstellen und bearbeiten. Allerdings können sie nicht automatisch auch die Belegung oder Betreuungspläne bearbeiten und erstellen. 
  • Pläne für Kinder verwalten: MitarbeiterInnen können die Belegung der Kinder anlegen und bearbeiten. 
  • Erweiterte Betreuungspläne für Kinder verwalten: Diese Berechtigung erlaubt es MitarbeiterInnen weitere Einstellungen in der Übersicht des Betreuungsplans zu verwenden, z.B. den Anwesenheitsplan oder das Abrechnungsprofil zu überschrieben.  
  • Rechnungen für Kinder verwalten: MitarbeiterInnen haben Zugriff auf den Bereich  ‘Rechnung’ im Profil der Kinder. Damit können sie RechnungszahlerInnen hinzufügen und bearbeiten, Rechnungen erstellen und eingegangene Zahlungen verbuchen. 
  • Auslastungsbericht einsehen: MitarbeiterInnen können auf die App Auslastungsbericht zugreifen.
  • Finanzberichte anzeigen: Mitarbeiter haben Zugriff auf die App Umsätze und Forderungen

Verwaltung      

Dieser Bereich reguliert den Zugang für Mitarbeiter auf verwaltungsspezifische Bereiche und Prozesse innerhalb der Plattform. 

  • Kinder und Mitarbeiter erstellen: MitarbeiterInnen erhalten Zugriff auf die Einstellungen, in denen sie Kinder und neue Mitarbeiter anlegen können. 
  • Abteilungen und Gruppen erstellen: MitarbeiterInnen erhalten Zugriff auf die Einstellung Gruppen und können somit Gruppen erstellen und bearbeiten. 
  • Öffnungszeiten, Information etc. bearbeiten: MitarbeiterInnen können Schließtage eintragen und Mahlzeit-Einstellungen verwalten. Außerdem können sie die Apps Ferienrückmeldungen und Elterliche Genehmigung verwenden. 
  • Mitarbeiter-Logins verwalten: Diese Berechtigung erlaubt es MitarbeiterInnen auf den Einstellungspunkt Mitarbeiter zuzugreifen. MitarbeiterInnen können erstellt und einer entsprechenden Gruppe zugeordnet werden. Logins an MitarbeiterInnen können versendet werden und neue Rollen erstellt bzw. bearbeitet werden. 
  • Eltern-Logins verwalten: MitarbeiterInnen können Eltern Logins senden und verwalten.
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